TEMA 5 CONTROLA LA DOCUMENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

En toda empresa, ya sea de servicios o de producción, se requiere un control de la documentación.

Recordemos esa imagen donde se ve a una persona tras un escritorio que contiene torres y torres de papel.

Un buen administrador no permitirá que se le salga de CONTROL la documentación de la Organización.

Por eso es muy importante que todo Administrador tenga su propio sistema de Archivo.

      

Archivos

ARCHIVO es el lugar donde se resguarda la documentación de la Organización, no son DOCUMENTOS sueltos, sino que están contenidos en EXPEDIENTES.

Un ARCHIVO también es conocido como el conjunto de los DOCUMENTOS reunidos por las personas jurídicas, trabajadores del sector público o del sector privado; dicha DOCUMENTACIÓN es generada en el ejercicio de sus ACTIVIDADES, desarrollando el trabajo para el cual fue CONTRATADO.   Dicho trabajo está describo en forma muy ligera en el PERFIL DEL PUESTO y ya más específicamente en la DESCRIPCIÓN DEL PUESTO.

Los ARCHIVOS del departamento de RRHH son resguardados en forma de EXPEDIENTE, ya sea contenedores individuales como CARPETAS LEFORT, o en folders, un buen Administrador se ajusta al tipo de Empresa, al espacio físico con el que cuenta para bodega de ARCHIVO y también obviamente al presupuesto designado para tal actividad.

En ocasiones dispondrás de carpetas LEFORT de argollas que son las que recomiendo, así como CAJAS PARA ARCHIVO reforzadas, y todo organizado y etiquetado en ANAQUELES.

Considera seriamente que esa es una labor TUYA como ADMINISTRADOR, pero que cada departamento es responsable de Organizar y etiquetar su propio ARCHIVO, para que cuando tú lo recibas en la BODEGA sea fácil su localización, por si se requieren a futuro, dentro de los TIEMPOS DE GUARDA, establecidos en el CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL.

La BODEGA deberá tener el orden, la limpieza y la ventilación necesaria.  Imagina una biblioteca entonces trata en lo más posible que tu BODEGA DE ARCHIVO tenga esas características, no permitas que  personal de otros departamentos solo llegue y literalmente aviente cajas sin etiquetar y sin ordenar.

Aparte de este ARCHIVO TRADICIONAL también existen ARCHIVOS ELECTRÓNICOS que se elaboran y resguardan en computadoras o servidores, cada ARCHIVO deberá ser NOMBRADO con un formato de registro de longitud fija, en pocas palabras con una CLAVE ARCHIVÍSTICA la cuál está en el CATALOGO DE CLAVES propio de cada empresa.

Archivonomía  

Es un conjunto de métodos, leyes o normas de manejo de los archivos, para la conservación de expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final; así como permitir la adecuada ordenación de ARCHIVO ADMINISTRATIVO.   

La ARCHIVONOMÍA se encarga del tratamiento de documentos, tanto en soporte físico como electrónico.   Son prácticas destinadas a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los DOCUMENTOS contenidos en EXPEDIENTES.

     

Organización y control de expedientes   Los EXPEDIENTES constituyen la unidad documental básica en todo tipo de ARCHIVOS.  

Un EXPEDIENTE es "una unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un mismo ASUNTO".

Los expedientes de RRHH se integran y organizan por Actividad Administrativa.

La ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE debe ser: lógica, coherente y cronológica, ordenando los DOCUMENTOS de acuerdo con el procedimiento o trámite que se esté realizando.  Los criterios de formación del expediente administrativo deberán ser UNIFORMES y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea.