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GESTIONA LA DOCUMENTACIÓN INTERNA Y EXTERNA PARA INTEGRAR EL EXPEDIENTE

Documentos básicos en la Administración de RRHH

En las empresas existen muchos documentos, pero aquí solo veremos los más comunes que maneja RRHH.  En nuestra materia se hace referencia a que las empresas difieren por su tipo de documentación, lo cuál es cierto, pero un documento siempre tiene una intencionalidad.

Solo para hacer hincapié que ciertamente los documentos que manejan las empresas privadas  son un poco diferentes a los que maneja el sector público, pero como he laborado en ambos sectores les comento desde mi experiencia que los documentos varían solo en cuanto a la presentación, pero que su eje rector  (Intencionalidad de comunicar algo) siempre será el mismo.

Es muy importante que conozcan bien los documentos que gestionarán en su vida laboral, algunos se verán en forma muy específica en siguientes semestres.

Documentos INTERNOS

• Circular
• Informes
• Memorandum   (En plural se dice "memoranda")
• Convocatorias
• Acta de junta  (también llamada "minuta")
• Avisos  (se manejan en un pizarrón a la entrada de las empresas)
• Oficios
• Registros
• Expedientes de personal (Muy importante, ustedes estarán a cargo de ello)
• Control y evaluación del desempeño
• Nóminas, compensaciones (La original se entrega al empleado y se solicita firma de recibido)
• Normas de seguridad e higiene
• Otros propios de cada departamento.

Documentos EXTERNOS

• Cartas oficiales
• Circulares externas
• Certificados
• Instancias
• Otros propios de dependiencias gubernamentales

Documentos de CARACTER SOCIAL

• Invitaciones
• Correos electrónicos
• Telegramas 
• Cartas de felicitación
• Avisos (Para reclutamiento, avisos, convocatorias)

Documentos que sustentan las funciones de CADA DEPARTAMENTO (área funcional)

• Disposiciones, Programas y Proyectos de RRHH
• Pronóstico de las necesidades laborales
• Pruebas de selección de personal (los verán en tercer semestre)
• Documentación del capital de trabajo
• Evaluación del desempeño de personal  (los verán en cuarto semestre)
• Reglas de seguridad
• Capacitación (lo verán en cuarto semestre en la materia "Asiste en las activ. de capacitación")
• Historia de ingresos y egresos del personal (costo de los cargos)
• Manuales de procedimientos administrativos (tema que ya vimos en éste semestre)

Documentación para Contratación y planificación de personal

• Análisis de necesidades de personal
• Registro y control de puestos y plazas:
•        ** Personal laboral fijo
•        **Personal laboral temporal
•        **Administrativo
•        **Funcionarios
•        **Alta Dirección
•        **Docente
•        **Interino
•        **Becario /  Practicante
• Perfil de los puestos (Tema ya visto en éste semestre)
• Análisis de puestos (Se verá en cuarto semestre)
• Reclutamiento y selección de personal:
• Oferta pública de empleo con la descripción del puesto vacante (se verá en tercer semestre) en la materia de Reclutamiento y selección.
• Aviso del perfil del puesto, concurso de promoción interna, bolsa de trabajo, convocatorias, concursos
• Documentos generados en las entrevistas
• Evaluaciones
• Documentos generados en la selección para la provisión de plazas.
• Documentos generados para una adecuada integración del personal a la empresa.

Documentos para Formalizar las Relaciones Laborales.

• Normas y leyes de trabajo
• Contratos individuales o colectivos
• Registro de personal (Expediente único de personal) (Muy importante, ustedes estarán a cargo de ello)
• Políticas de Relaciones laborales
• Reglamento interno del trabajador
• Evaluación de los puestos de trabajo
• Expedientes disciplinarios (Importante para una posterior liquidación)
• Altas y Bajas de varias instituciones de Gobierno, y también de la empresa en si.
• Conflictos laborales
• Oficios de los sindicatos
• Reclamaciones de sueldo, aguinaldo y otras
• Representación del personal 
• Junta de personal 
• Contrato colectivo de trabajo
• Paro, huelga, suspensión temporal 
• Negociaciones
• Consultas a STPS

Documentos para el control del departamento de RRHH

• Base de datos y sistemas de información.
• Registro de control, plazas, puestos
• Control disciplinario (asistencias, kardex, horarios, vacaciones, descansos, licencias, incapacidad, ausentismo)
• Evaluación del desempeño

Documentos para la Administración de sueldos y salarios

• Doctos. de salarios y sueldos, descripción y análisis de cargos a nómina, desacuerdo por faltas.
• Remuneración del personal: 
• Prestaciones
• Bonos
• Aguinaldos
• Estímulos y recompensas
• Antiguedad 
• Reparto de utilidades (listas de firma de recibido)
• Becas y otros beneficios.
• Seguro Social
• Filiaciones al IMSS o ISSSTE, 
• Jubilaciones
• Pensiones
• Compensaciones no monetarias
• Vales de alimentos
• Planes de retiro voluntario
• Uniformes
• Beneficios sociales, recreativos, educativos.

Documentos para el Adiestramiento y Capacitación

• Detección de las necesidades de capacitación DNC (se verá en cuarto semestre)
• Programas y Técnicas de capacitación (incluye manuales de capacitación)
• Documentos generados en la planeación de la capacitación, cursos, estudios, desarrollo de los empleados.
• Documentos que sustentan la realización de evaluaciones sobre los resultados de la capacitación (evaluación diagnóstica, media y final) (lo verán en cuarto semestre)

Documentos de Seguridad, higiene y salud

• Normas de seguridad y salud en el trabajo (STPS)
• Condiciones de higiene y seguridad en el trabajo
• Programa de prevención de los riesgos laborales, reglamento de seguridad.
• Acta constitutiva de la comisión mixta de seguridad e higiene
• Acta de la verificación de la comisión mixta de seguridad e higiene

Otros Documentos administrativos

• Libro de registros
• Control de documentos (su movimiento y ciclo de vida)
• Diferentes documentos de comunicación (memoranda)
• Servicio Social
• Plan de Acción Social 
• Prestaciones sociales
• Transportes y viajes de personal
• Expedición de constancias y credenciales
• Coordinación laboral con otras instituciones
• Servicios culturales

Atte.

Maestra Carmelita.