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LOS MANUALES

Continuando con nuestro tema III, una técnica muy importante para la Organización son LOS MANUALES.

Los manuales son EXPEDIENTES que contienen todos los DOCUMENTOS que detallan INFORMACIÓN acerca de la ORGANIZACIÓN de la EMPRESA.

Tienen usos múltiples, entre ellos:

• Controlan el cumplimiento de las funciones de la EMPRESA.
• Aumentan la eficiencia y eficacia de los EMPLEADOS.
• Concretan actividades, responsabilidades, funciones de todos los puestos.
• Son una fuente de información, pues muestran datos importantes de la empresa.
• Ayudan a la coordinación de tareas, evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad,
• Reducen costos al incrementar la eficiencia.
• Sirven da base para una constante y efectiva revisión de la toma de decisiones (agilizan el proceso).

TIPOS DE MANUALES

Algunos tipos de manuales son:

Manuales Departamentales: Contienen los Objetivos generales, Políticas y Normas generales de la Empresa y del departamento correspondiente. Describen detalladamente el funcionamiento de un departamento, presentan su diagrama de flujo de trabajo, definen funciones, actividades y responsabilidades.

Contienen: 

• Objetivos generales de la empresa, departamentos y secciones.
• Políticas y Normas generales de la empresa y del depto.
• Carta de la Organización general y Departamental.
• Reglamentación de los Aspectos de coordinación interdepartamental.
• Análisis de puestos.
• Gráficos de procesos y de flujo.
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Manuales Interdepartamentales: Describen los procedimientos y relaciones entre los departamentos de la Organización. 

Manuales de Organización: Presenta en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad, de los distintos puestos, y las relaciones.

Manuales para funciones operacionales: Detalla las funciones de producción, ventas, finanzas, personal, compras, etc.

Manuales de Procedimientos: Muestra los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la Organización.

Manuales de Contenido múltiple: Manuales de la historia de la Organización, de actividades diferentes, etc. 

QUE CONTIENE UN MANUAL

1. Indice.
2. Objetivos y políticas generales.
3. Fecha en que se inicia, termina y vigencia
4. Nombre de las personas que lo elaboraron.
5. Instrucciones para mejorar comprensión.
6. Redacción clara
7. Gráficas complementarias
8. Finalidad de cada elemento de la Empresa
9. Declaración de Funciones
10. Glosario de términos utilizados
11. Areas, Puestos, Departamentos.
12. Procedimientos de la Organización
13. Responsabilidades
14. Funciones
15. Cartas de Organización
16. Perfiles y Descripción de Puestos
17. Descripción de Actividades y Tareas

Este tema de MANUALES es parte importante de las HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN.

Hasta un próximo artículo.

Atte.

Maestra Carmelita.